EHF

EHF (Elektronisk Handelsformat) är ett standardiserat XML-format för elektroniska affärsdokument som används i Norge. EHF baseras på den internationella standarden Universal Business Language (UBL) och anpassades till norska behov och praxis av Difi (numera Digitaliseringsdirektoratet).

Vilka typer av meddelanden ingår i EHF?

EHF omfattar format för de vanligaste elektroniska affärsmeddelandena som:

• Faktura och kreditnota

• Order och orderbekräftelse

• Orderändring och orderannullering

• Leveransavisering

• Produktkatalog/prislista

• Bokningsförfrågan och bokningsbekräftelse

Meddelandena är uppbyggda av XML-element för olika typer av affärsinformation som parter, artiklar, priser, leveransvillkor och betalningsinstruktioner.

Vilka är fördelarna med EHF?

Syftet med EHF är att förenkla och effektivisera affärskommunikationen genom att använda standardiserade elektroniska dokument istället för pappersbaserade eller manuellt skapade filer. Fördelarna inkluderar:

• Minskade kostnader för utskrift, papper, frakt och lagring av affärsdokument

• Färre fel orsakade av manuell hantering och inmatning av information

• Snabbare och säkrare överföring av affärsdata mellan olika system och organisationer

• Ökad spårbarhet och kontroll med digitala loggfiler och realtidsrapportering

• Bättre skalbarhet och flexibilitet vid ökande affärsvolymer eller nya handelsparters

• Enklare regelefterlevnad med standardiserad information för moms, tull, statistik med mera.

• Miljövinster genom att minska pappersanvändningen och transportbehovet

Genom att implementera EHF-lösningar kan norska företag och offentliga organisationer digitalisera hela inköps- och fakturaprocessen från order till betalning.

Hur förhåller sig EHF till andra standarder?

EHF bygger till stor del på den globala standarden UBL 2.1 (Universal Business Language) som tagits fram av OASIS. Formatet har dock anpassats till norska regler, terminologi och affärsprocesser.
Sedan 2019 är EHF 3.0 den rekommenderade versionen som:

• Uppfyller kraven i EU-direktivet 2014/55/EU om e-fakturering vid offentlig upphandling

• Stöder Peppol-nätverket för säker och effektiv överföring av affärsdokument både nationellt och inom EU

• Ersätter tidigare versioner som EHF 1.6 och EHF 2.0 samt äldre norska format som e2b och NESUBL

Även om EHF primärt används i Norge, så ökar interoperabiliten med andra europeiska länder genom anpassningen till UBL och Peppol.

Hur inför man EHF i praktiken?

För att kunna skicka och ta emot EHF-dokument behöver organisationer vanligtvis:

• Affärssystem med stöd för att generera och importera EHF-filer (t.ex. ekonomisystem, inköpssystem)

• En teknisk lösning för att konvertera mellan interna filformat och EHF (t.ex. en integrationspattform eller en extern tjänsteleverantör)

• Avtal med en accesspunkt-leverantör som är certifierad för Peppol-nätverket

• Eventuell registrering i nationella databaser över e-faktura- och e-orderadresser som ELMA

Många verksamheter väljer att ta hjälp av en partner med expertis inom e-handel och EHF för att säkerställa en lyckad implementation.

Oavsett bransch och storlek har de flesta norska organisationer mycket att vinna på att övergå till elektronisk affärskommunikation med EHF - både ekonomiskt, miljömässigt och strategiskt. Med en väl genomtänkt digitaliseringsstrategi kan EHF bli en viktig byggsten för ökad konkurrenskraft på både den norska och europeiska marknaden.