EFH

EFH står för Elektronisk Fakturahantering och avser de interna processerna hos en fakturamottagare för att hantera inkommande fakturor helt digitalt, från mottagning till betalning och arkivering.

Vilka moment ingår i EFH?

En komplett EFH-lösning brukar innefatta följande steg:

• Mottagning av e-fakturor i ett standardiserat format som Peppol BIS eller Svefaktura direkt i ekonomisystemet, samt skanning och tolkning av eventuella pappersfakturor till elektroniskt format.

• Automatisk validering och matchning av fakturor mot inköpsorder och leveranser för att säkerställa korrekt pris, antal och kvalitet.

• Elektronisk attest av fakturor enligt företagets attestregler, med digital vidarebefordran till rätt person och möjlighet till mobilattest.

• Automatiserad kontering och betalning av fakturor utifrån fördefinierade regler och koppling till betalsystem.

• Arkivering av fakturor och relaterade dokument i ett digitalt fakturaarkiv för enkel sökning, spårning och verifiering.

Alla dessa moment sker elektroniskt i integrerade system utan manuell pappershantering.

Vad är fördelarna med EFH?

Syftet med EFH är att effektivisera fakturahanteringen och frigöra tid för mer värdeskapande aktiviteter. Fördelarna inkluderar:

• Mindre manuellt arbete med registrering, kopiering, attestering och arkivering av fakturor

• Färre fel orsakade den mänskliga faktorn vid inmatning och hantering av fakturadata

• Bättre kontroll och spårbarhet med fakturahistorik, statistik och realtidsrapportering

• Snabbare fakturagenomströmning och kortare ledtider från mottagning till betalning

• Lägre kostnader för fakturahantering och relaterade aktiviteter som transport och lagring

• Högre regelefterlevnad med digitala signaturer och säker arkivering enligt lagar och standarder

• Miljövinster genom att minska pappersförbrukningen och utsläppen från fakturahanteringen

Med EFH kan finance-avdelningen ägna mer tid åt strategiska frågor istället för tidskrävande fakturaadministration.

Hur implementerar man EFH?

Införandet av EFH brukar innefatta följande steg:

• Kartläggning av nuvarande fakturaprocess, volymer, format och integrationsbehov.

• Val av EFH-lösning och eventuell skanningstjänst baserat på krav och budget.

• Konfiguration av lösningen med fakturaflöden, attestregler, konteringsmallar mm.

• Teknisk integration av EFH-lösningen med ekonomisystem, EDI-tjänster och andra relevanta system.

• Utbildning av medarbetare inom ekonomi och inköp i att hantera det nya digitala arbetssättet.

• Utrullning av EFH i organisationen med löpande uppföljning och optimering av processen.

Många väljer att ta hjälp av en extern partner med erfarenhet av EFH-projekt för att säkerställa en smidig och säker övergång. Oavsett tillvägagångssätt kräver en lyckad implementation engagemang och samarbete mellan olika avdelningar som ekonomi, IT och verksamhet.

Med tanke på de stora kostnads- och tidsbesparingarna, samt den ökade kontrollen och transparensen, anses EFH ofta vara en mycket värdefull investering för de flesta organisationer. I takt med ökande krav på digitalisering, automatisering och effektivisering av ekonomiprocesser, har EFH blivit en allt viktigare komponent i moderna företags systemlandskap.