Scandic Danmarks resa mot sömlös hantering av digital post
Scandic är Danmarks största hotellkedja och ingår i Scandic-koncernen med hotell i flera länder, bland annat i Sverige, Norge, Finland, Tyskland och Polen.
Med 6 000 hotellrum och 3 000 anställda tar Scandic varje dag emot upp till 200 meddelanden med digital post, inklusive känslig information som myndighetsbesked om ersättningar.
Tidigare krävdes det att två Scandic-medarbetare manuellt loggade in i tjänsten för digital post och vidarebefordrade meddelandena till Scandics eget e-postsystem. Den här processen var inte bara besvärlig utan också ineffektiv och tidskrävande eftersom medarbetarna upprepade gånger måste skriva in hela e-postadressen i tjänsten.
Scandic valde att implementera Strålfors Digital Mailroom lösning, som automatiserar posthanteringen och frigör resurser som i stället kan användas till mer värdeskapande uppgifter.
En av de största fördelarna med Digital Mailroom lösningen var säkerheten kring GDPR-efterlevnad.
Den största fördelen har helt klart varit att vi känner oss säkrare på att vi följer GDPR-reglerna, eftersom vi skickar känslig information.
Gitte Møberg Country Support Office på Scandic Danmark
De anställda slipper också en tidskrävande och irriterande uppgift:
– Det var inte något direkt tillfredsställande arbete för mina medarbetare. Det kändes lite som en intelligensbefriad uppgift, säger Gitte Møberg, Country Support Office på Scandic Danmark.
Trots att Scandic tidigare haft blandade framgångar med IT-projekt blev de övertygade om att implementera Digital Mailroom lösningen när de försäkrades om att den skulle vara enkel och snabb att implementera med minimal ansträngning från deras sida.
Först konfigurerades regler för de olika typerna av post och sedan fungerade lösningen smidigt.
– Lösningen har visat sig vara säker, tidsbesparande och har eliminerat en irriterande uppgift för Scandic och våra medarbetare, avslutar Gitte.
Kom igång med Digital Mailroom Solutions
Kontakta oss om du vill få tips på hur du kan slippa lägga onödig tid på inkommande kommunikation. Vi har experterna som kan hjälpa dig att minska administration och kostnader.
Digitalisering av inkommande post halverar handläggningstiden
Sigtuna kommun är först ut bland Sveriges kommuner att införa digital posthantering. – Att digitalisera den inkommande posten gör vår hantering både enklare och effektivare, samtidigt som posten blir spårbar, säger Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef vid Sigtuna kommun.
Är du bekväm med den interna hanteringen av fysiska och elektroniska brev i din organisation? Och hur säkerställer ni att all inkommande post distribueras till rätt mottagare? Ladda ner vår guide med tips om hur ni får all post att hamna rätt!
)
)
)
)
)
)